Visión general del sistema

BaezLabs opera un sistema de prospección outbound totalmente automatizado para vender el AI Strategy Sprint — USD $15,000 · 4 semanas · fixed fee.

Infraestructura

3 agentes en AWS EC2 + 2 tareas programadas por NanoClaw. Todo confluye en Notion como interfaz principal para Hidalia.

Observabilidad

Langfuse registra cada llamada a Claude AI — latencia, tokens, costo y calidad de respuestas en tiempo real.

ICP — Cliente ideal

Sectores

HealthTech SaaS InsurTech HR Tech PropTech

Tamaño

200–1,000 empleados · $50M–$200M ARR

Geografía

Sun Belt USA — Texas, Florida, Georgia, Colorado, NC, SC, Tennessee, Arizona, Utah

Decisor

CTO · VP Engineering · Head of Engineering · VP Technology

Flujo completo de prospección

Cuatro etapas automáticas y dos caminos de conversión humana. El sistema opera 24/7 sin intervención.

Discovery

Cada 7 días

Outreach

Cada hora

Follow-up

Día 5 y 10

Detection

Cada 8h

Hidalia

Acción humana

1 Discovery Agent Automático · 7 días

Busca ~50 empresas ICP en Apollo.io por ciclo, rotando sectores semanalmente. Enriquece con Claude AI (ICP Fit, Prioridad, ARR estimado, InMail EN) y agrega a Notion con status 🔴 Outreach pendiente.

2 Prospecting Agent Automático · cada hora

Detecta filas 🔴 Outreach pendiente, redacta cold email personalizado con Claude AI y lo envía desde xavier@baezlabs.com. El CTA incluye link de calendario de Hidalia. Actualiza a 📨 Mensaje enviado. Sin precio en primer email.

3 Follow-up Agent Automático · 24h

FU1 al día 5: seguimiento breve con insight de AI para el sector. FU2 al día 10: último toque, 2 oraciones, sin presión. Actualiza contador en Notion.

4 Reply Detection Automático · 8h

Monitorea Gmail. Al detectar respuesta: actualiza Notion a 💬 Respondió + alerta a Google Chat.

5 Hidalia toma el hilo

🅰 Booking directo

El prospecto hace clic en el link del email y reserva directamente. Hidalia lo ve en Google Calendar.

🅱 Respuesta email

Llega alerta a Google Chat. Gmail → xavier@baezlabs.com (delegado) → responder y agendar.

Los agentes

Cinco agentes especializados en EC2. Los primeros tres son el núcleo del pipeline de ventas.

Discovery Agent

agents/discovery/nodes.py · discovery-agent.service · cada 7 días

Apollo.io

1

Determina el sector de la semana — rotación: HealthTech → InsurTech → HR Tech → PropTech

2

Busca en Apollo.io con filtros ICP: títulos de decisor, 200–1,000 empleados, industrias del sector, Sun Belt USA

3

Verifica que la empresa no esté ya en Notion

4

Revela el email del contacto vía Apollo bulk_match

5

Enriquece con Claude AI: ICP Fit (High/Medium/Low), Prioridad (Alta/Media/Baja), ARR estimado, Mensaje InMail EN

6

Crea la fila en Notion con todos los campos · status: 🔴 Outreach pendiente

Campos que llena en Notion

EmpresaEstatusSectorSedeTipo contactoDecisor LinkedInLinkedIn EmpresaFundingARR EstimadoICP FitPrioridadMensaje InMail ENEmail contactoNombre contacto

Apollo Basic $65/mes = 2,500 créditos = ~200 empresas/mes. V2 con filtros exactos de industria se deploya al tener créditos.

Prospecting Agent

agents/prospecting/nodes.py · prospecting-agent.service · cada hora

Cold email

1

Busca en Notion todas las filas con 🔴 Outreach pendiente

2

Verifica que tenga email del contacto

3

Redacta cold email personalizado con Claude AI: insight del sector + métrica real de Xavier + deliverables 4 semanas + CTA

4

Envía desde xavier@baezlabs.com · firma: Xavier Báez (Principal Architect) + Hidalia Báez (CEO) + link calendario

5

Actualiza Notion: status 📨 Mensaje enviado + fecha + email + nombre contacto

Reglas del email — prompt activo

✓ Subject: máx 8 palabras · sin precio · sin "Sprint" · sin "Roadmap"
✓ Cuerpo: 4 párrafos · máx 120 palabras · tono peer-to-peer
✓ Sin precio en primer email · duración: 4 semanas
✓ CTA: "Would you have 20 minutes this week?"
✓ Firma doble: Xavier Báez + Hidalia Báez + link calendario Hidalia

Follow-up Agent

agents/followup/nodes.py · followup-agent.service · cada 24h

FU1 día 5 · FU2 día 10

1

Busca prospectos con status 📨 Mensaje enviado y Follow-ups < 2

2

FU1 (día 5+): seguimiento breve + insight de AI para el sector del prospecto + CTA para agendar con Hidalia

3

FU2 (día 10+): último toque, 2 oraciones, sin presión, puerta abierta

4

Envía el email y actualiza contador "Follow-ups" en Notion (1 o 2)

Proposal Agent

agents/proposal/ · proposal-agent.service

Hidalia pone Proposal Requested en Discovery Calls DB → Claude genera propuesta → guarda en Drive → actualiza a Proposal Sent.

Content Agent

agents/content/ · content-agent.service

Xavier pone Idea en Content Ideas DB → Claude genera post/artículo LinkedIn → guarda en Drive con status Ready.

Guía Hidalia — CEO

Todo lo que necesitas para operar el pipeline de ventas desde Notion y Gmail.

Los prospectos pueden llegar por dos caminos: booking directo al calendario (más común) o respuesta por email (alerta en Google Chat).

Estados en Notion

🔴

Outreach pendiente

Discovery Agent encontró la empresa. El Prospecting Agent la tomará en máximo 1 hora. Sin acción requerida.

📨

Mensaje enviado

Primer cold email enviado. Follow-up Agent monitoreando. El prospecto puede agendar directamente desde el link del email.

💬

Respondió ← ACCIÓN REQUERIDA

Prospecto respondió por email. Abrir Gmail → cuenta xavier@baezlabs.com (acceso delegado) → leer y responder para coordinar call.

📅

Discovery Call agendada

Call en calendario (booking directo o por email). Preparar con datos del prospecto en Notion.

✅

Cerrado / No interesado

Resultado final. Actualizar manualmente en Notion.

Rutina diaria

1

Revisar Notion → filtrar por 💬 Respondió — leads calientes, atender primero

2

Gmail → seleccionar xavier@baezlabs.com → leer respuesta del prospecto → responder y coordinar call

3

Actualizar status en Notion + usar "Notas Hidalia" para dejar contexto del prospecto

4

Revisar Google Calendar para calls agendadas por booking directo — preparar con info de Notion

Campos clave en Notion

Decisor LinkedIn — investigar antes de la call

ICP Fit — High / Medium / Low (priorizar High)

LinkedIn Empresa — página de la empresa

Prioridad — Alta / Media / Baja

Mensaje InMail EN — outreach paralelo LinkedIn

Notas Hidalia — contexto libre del prospecto

Follow-ups — contador automático (0, 1 o 2)

Fecha primer contacto — referencia del ciclo

Reportes y alertas

Tres notificaciones automáticas a Google Chat.

Reporte semanal Lunes 9:00 AM UTC

Total empresas en pipeline

Breakdown por status

Nuevas empresas agregadas

Emails enviados esa semana

Follow-ups FU1 y FU2

Breakdown por sector

ICP Fit: High / Medium / Low

Alerta de respuesta Cada 8 horas

🚨 Respuesta de prospecto detectada
• Empresa: [nombre]
• Contacto: [nombre] ([email])
• Asunto: [asunto del email]
• Preview: [primeras líneas de la respuesta]

→ Notion actualizado automáticamente a 💬 Respondió

Alerta Supabase Cada 5 días

Ping preventivo al servicio de memoria nano-rag en Supabase para mantenerlo activo. Si falla, llega alerta a Google Chat con instrucciones de reactivación.

Observabilidad — Langfuse

Monitoreo en tiempo real de cada llamada que los agentes hacen a Claude AI.

URL: cloud.langfuse.com — Proyecto: BaezLabs Agents

Qué puedes ver

📊 Traces — cada llamada con su prompt y respuesta
⚡ Latencia — cuánto tardó cada llamada
🔢 Tokens — entrada y salida por llamada
💰 Costo — USD por llamada y acumulado mensual
📅 Historial — últimos 30 días

Agentes rastreados

🔵 Discovery Agent → enrich_with_claude
🟢 Prospecting Agent → redacción cold email
🟡 Follow-up Agent → redacción FU1 y FU2

Operaciones y troubleshooting

Comandos para Nano. SSH al servidor: ubuntu@78.12.91.203

Comandos frecuentes

Ver estado de los 3 agentes

sudo systemctl status discovery-agent prospecting-agent followup-agent --no-pager

Ver logs en tiempo real

sudo journalctl -u discovery-agent -f
sudo journalctl -u prospecting-agent -f
sudo journalctl -u followup-agent -f

Reiniciar un agente

sudo systemctl restart discovery-agent
sudo systemctl restart prospecting-agent
sudo systemctl restart followup-agent

Errores comunes

Apollo 422 — créditos agotados

Síntoma en logs: "422 skip: insufficient credits"

Causa: Se agotaron los créditos Apollo del mes.

Solución: Esperar al día 1 del próximo mes (se renuevan automáticamente) o hacer upgrade en apollo.io.

Plan recomendado: Apollo Basic $65/mes = 2,500 créditos = ~200 empresas/mes.

Notion 400 — campo incorrecto

Síntoma en logs: "Error adding [empresa]: 400"

Causa: El schema de Notion cambió (se renombró o eliminó un campo).

Solución: El agente tiene fallback automático — crea la fila con Empresa y Estatus solamente. Notificar a Hiko para revisar el schema.

Supabase — proyecto pausado (nano-rag)

Síntoma: Nano responde lento o sin memoria de contexto.

Solución: Entrar a supabase.com/dashboard → clic en "Restore project". Tarda ~2 minutos en reactivarse.

Prevención: Nano hace ping automático cada 5 días.

Gmail delegation — acceso de Hidalia

Hidalia tiene acceso delegado a xavier@baezlabs.com desde su propia cuenta Gmail — sin compartir contraseña.

Para acceder: Gmail → clic en ícono de usuario (arriba derecha) → seleccionar xavier@baezlabs.com.

Archivos clave en EC2

📁 Raíz: /home/ubuntu/baezlabs-agents/

🔐 Variables de entorno: .env — nunca subir a GitHub

🔗 Clientes compartidos: shared/gmail_client.py · shared/drive_client.py · shared/langfuse_client.py

🤖 Agentes: agents/discovery/ · agents/followup/ · agents/prospecting/

Para problemas técnicos: escribirle a Nano en Google Chat o Telegram.